? ?? ?---------------------天津惠航國際船舶管理有限公司?賈啟志
??
? ? 船舶航行在茫茫的大海上，船東、租家和代理等有關(guān)方與船舶溝通情況的最常用的渠道就是電子郵件，由此可見郵件的作用其實非常重要。由于我們工作的特殊性，我們和船東、租家或者其他有關(guān)方，可能從來不曾謀面，郵件是我們展現(xiàn)給外界的第一張名片。一封郵件能不能寫精，功夫在郵件外，需要很多方面的積累。比如與不同層次人員溝通的技能，遣詞語氣的把握，文案編輯的技能，邏輯思維的縝密等等。船長作為船舶和外界聯(lián)系的橋梁起著至關(guān)重要的作用。該做些什么，如何去做，在這里想和各位同仁探討一下。
? ? ?列好提綱三省吾身，要知道自己這一天要發(fā)一些什么郵件，航行日報，抵港報，加油情況報，遞交NOR，每日錨泊情況的報告，移泊報，與港口之間的信息交換等等，總之我們是代替船東/租家在照顧人家的孩子-我們手里的這艘船這票貨，我們要讓船東/租家清楚了解船舶的每一個動態(tài)。起床時想一想今天要發(fā)什么郵件，睡覺時想一想今天有什么郵件忘了發(fā)了。
? ? ?認(rèn)真對待每一封郵件，要設(shè)身處地的從對方立場去想問題，考慮一下對方發(fā)這個郵件的目的何在，對方想從你這里知道什么。他想知道的東西，是否牽扯到商業(yè)機密，影響到船東的利益了。
? ? 船長是各方的代表，不要簡單的認(rèn)為船長只是代表船東，當(dāng)然作為船長我們首先是由船東雇傭的，我們在船工作首先要考慮的是船東的利益。然而在租船的時候，我們也是在租家的控制下，我們整個船舶都是在為租家服務(wù)的，這時我們也要考慮為租家謀取最大的利益，不能輕易損害租家的利益，這時我們的郵件要體現(xiàn)出來。我們也應(yīng)該站在租家的立場上考慮問題，但要注意千萬不能損害船東的利益，在雙方發(fā)生沖突時要維護船東的利益。
? ? 注意收發(fā)郵件要及時，F(xiàn)BB站還是F站連接一次花費的費用并不大，F(xiàn)BB站是按照流量計費，F(xiàn)站是按照時間計費。可以要求駕駛員平均每半個小時連接一次衛(wèi)星，如果你認(rèn)為有機密的東西，要提前通知駕駛員不要打開郵件查看。由于時差原因，船舶航行在世界各地時間和船東的并不一樣，很難掌握收郵件的第一時間，有時和船東的白天黑夜還是顛倒的。如果都是船長自己盯著就太累了，所以必須充分利用其他船員，才能在第一時間發(fā)現(xiàn)各方的來報，并在第一時間做出答復(fù)。
? ? ?
? ? 注意附件的添加，掃描附件時要注意掃描的大小，一般100分辨率的就足夠了，掃描完要重新打開看看，是不是掃描倒了，對掃描后準(zhǔn)備發(fā)的文件要正確的命名，不能不命名或者沿用之前的名字就發(fā)出來，這一個小小的失誤可能會讓對方聯(lián)想到這艘船的認(rèn)真態(tài)度。作為船長我們對每一封從我們手里發(fā)出的郵件都要負責(zé)的，包括也要打開檢查輪機長及其他人員交給我們發(fā)出的郵件和附件的準(zhǔn)確性。 ?
? ? 注意對發(fā)送或寄達公司的文件表格進行調(diào)整，要注意不是改變體系文件的格式，如編號表格名稱等。這里的調(diào)整是指調(diào)整文字的大小頁碼，要進行一下打印預(yù)覽，看看合適與否，以免對方接到郵件，發(fā)現(xiàn)文件表格排版不正確，出現(xiàn)串行錯行的白頁。
? ? 注意發(fā)送郵件的大小，船上的郵箱和普通家用的不同，家里的是包月，你發(fā)多大的都可以，只是發(fā)送的時間可能會長。但船上的郵箱是按流量按文件的大小收費的，比如FBB站大約是15美金/M，大家要盡量壓縮一下文件，對文件里面的圖片采用100-200的分辨率，為船東節(jié)約通信費用。
? ? 注意郵件內(nèi)容準(zhǔn)確性，認(rèn)真核對每一個細節(jié)，從開始的接收人，稱呼，報文里面的每一個細節(jié)，時間地點，直到郵件最后的結(jié)尾的簽名都要做到準(zhǔn)確無誤。要把收件人看成是對你輪的細節(jié)完全不了解的，他們是想從你的郵件里面得到準(zhǔn)確的一手資料，我們要把每件事情都簡明扼要的敘述準(zhǔn)確，每封郵件都要審核三遍再發(fā)出。如果有的郵件是由其他人員代替船長編輯的，像日報、抵達報等可以由二副編輯，但船長本人一定要檢查，無誤后再發(fā)出。
? ?另外還要切忌以下幾點：
? ? 一忌，標(biāo)題空白。標(biāo)題空白很是失禮，標(biāo)題要簡短，要能反映文章的內(nèi)容和重要性，一封郵件針對一個主題，也可以方便日后整理。
二忌，開頭沒有稱呼。沒有稱呼的郵件會讓收件人感覺很是生硬突兀，總有一種不爽的感覺。
四忌，郵件過短。無論你發(fā)給對方的簡單的幾個單詞的郵件，還是對方給你發(fā)來一大段郵件，你卻只是簡單地CONFIRM RECEIVED，這都是非常不禮貌的，怎么也要湊夠10個以上的單詞，顯示出你的尊重。
五忌，不感謝。不論是尋求合作、請教問題、請人幫助，還是只是告知，都可以感謝對方的善意或配合。說句感謝不僅是禮節(jié)禮貌的需要，也會讓對方感到被尊重，所以我們在收發(fā)郵件時不能匆匆的就結(jié)尾，連句謝謝的話語都沒有。
