關(guān)于 各輪加強(qiáng)船員證書管理的通函
致 公司各輪船長(zhǎng)
近期公司某輪在青島港辦理離境手續(xù)時(shí)，邊防人員發(fā)現(xiàn)其中一本海員證的頭像出現(xiàn)部分污損，拒絕給該船員辦理出境手續(xù)，給船東和管理公司造成工作的極大被動(dòng)，最后盡管經(jīng)過船東和管理公司的共同努力最終放行，但此事對(duì)我們對(duì)船員證書的管理和監(jiān)控敲響了警鐘，對(duì)船員證書進(jìn)行規(guī)范管理提出了要求。
為了防止類似證書污損、證書不滿足最低配員標(biāo)準(zhǔn)或證書過期等證書管理方面不符合項(xiàng)在我船隊(duì)的再次發(fā)生，公司要求建議如下：
1 針對(duì)此案例，要求各輪對(duì)船舶現(xiàn)有海員證（特別是照片部分）及其他所有證書進(jìn)行檢查，確保狀況良好，如有損壞跡象，請(qǐng)及時(shí)拍照發(fā)至公司申請(qǐng)換新；
2 公司證件部、船員部負(fù)責(zé)做好管理證書的第一道防線，在計(jì)劃派員前，對(duì)船員所有的證書進(jìn)行檢查核對(duì)，確保所有證書有效且狀態(tài)良好（一般要求證書有效期不低于1年）；
3 船員或船員代表在上船前對(duì)上船船員的所有證書進(jìn)行全面核查，確保所有證書齊全有效，無(wú)遺漏或錯(cuò)領(lǐng)；證書無(wú)破損；個(gè)人簽字部分已簽署；服務(wù)薄資歷部分已封閉，核實(shí)無(wú)誤后在證書交接清單上簽字確認(rèn)；
4 接班船員上船，第一時(shí)間把個(gè)人所有證書交船長(zhǎng)，船長(zhǎng)應(yīng)對(duì)所有證書進(jìn)行檢查核對(duì)，確認(rèn)其證書齊全有效，滿足STCW公約和船旗國(guó)的要求，并及時(shí)完成服務(wù)薄資歷的填寫, 包括在船船員提職人員；同時(shí)，要求換員后或在船船員證書更新后及時(shí)更新船員名單和INVENTORY OF SHIPBOARD PERSONNEL DOCUMENT 發(fā)至公司；作為船舶證書和船員證書的管理責(zé)任人，船長(zhǎng)有責(zé)任確認(rèn)在船船員證書的符合性和有效性，船長(zhǎng)應(yīng)在每次抵港前或至少每三個(gè)月核查一次證書的有效性，證書到期之日前至少3個(gè)月向公司報(bào)告申請(qǐng)換新；
5對(duì)于某些對(duì)船員證書有特殊要求的國(guó)家或政府，（像印度尼西亞要求護(hù)照或海員證有效期不低于6個(gè)月等），船長(zhǎng)要及早通過當(dāng)?shù)卮砹私夂褪占嘘P(guān)的信息，如有必要，及早報(bào)告管理公司，及時(shí)采取有效措施，避免造成不必要的麻煩；
6 在船期間，船員證書要統(tǒng)一集中存放在陰涼、安全和防火的處所，既要防止無(wú)關(guān)人員隨意查看取用，又要防止證書受潮、過渡積壓或高溫火災(zāi)等，同時(shí)保證在意外緊急事故下能迅速取走全套證書；
7 要求各輪備有所有船員證書的整套復(fù)印件或掃描件，任何人員借用證書，均需出具書面的收據(jù)，離港前船長(zhǎng)要核對(duì)并確保所有外借證書已交還；
8 船員離職時(shí)，船長(zhǎng)要如實(shí)填寫服務(wù)薄，同時(shí)把離職船員的所有證書整理收集好，并列清單交離職船員或公司代表核對(duì)簽收；
各輪收到該通告后，應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)和體會(huì)其中的內(nèi)容并嚴(yán)格執(zhí)行。
天津市惠通海員管理服務(wù)有限公司
2015.08.04
